Jak przejść przez sekretariat: rozmowa z gatekeeperem bez trików
Sekretariat nie jest przeszkodą, tylko filtrem — i przepuszcza tych, którzy brzmią jak sprawa, nie jak telemarketing. Zasady rozmowy z gatekeeperem, które działają latami.
W poradnikach sprzedaży rozmowa z sekretariatem obrosła w triki: udawaj starego znajomego prezesa, dzwoń po godzinach, mów zagadkowo „w sprawie osobistej". Wszystkie mają wspólną cechę — działają najwyżej raz, a po zdemaskowaniu palą kontakt na zawsze. Tymczasem prawda o gatekeeperach jest prostsza i wygodniejsza: sekretariat nie ma misji blokowania Ciebie. Ma misję ochrony czasu szefa przed rozmowami, które go zmarnują. Jeśli brzmisz jak marnowanie czasu — filtr działa. Jeśli brzmisz jak sprawa — przepuszcza.
Brzmiej jak sprawa: konkret, spokój, nazwiska
Telemarketing poznaje się w trzy sekundy: po wahaniu, recytacji i unikaniu konkretów. Sprawę poznaje się po tym samym, tylko odwrotnie. Porównaj:
Wersja, którą filtr wycina: Dzień dobry, dzwonię z firmy XYZ, chciałbym porozmawiać z osobą decyzyjną w sprawie współpracy…
Wersja, która przechodzi: Dzień dobry, Marek Nowak, Techniki Sprzedaży. Proszę o połączenie z panem Adamem Wiśniewskim — dzwonię w sprawie wdrożeń w dziale handlowym. Będzie wiedział, czego dotyczy temat.
Różnice: imię i nazwisko (swoje i adresata — research przed telefonem to podstawa), nazwana sprawa jednym rzeczowym zdaniem, ton człowieka, który załatwia rzeczy, nie prosi o jałmużnę. Żadnego kłamstwa — „będzie wiedział, czego dotyczy temat" jest prawdą, jeśli temat go realnie dotyczy.
Traktuj gatekeepera jak sojusznika, bo nim jest
Asystentka czy recepcjonistka wie o firmie więcej niż niejeden dyrektor: kto naprawdę decyduje, kiedy szef bywa uchwytny, co się dzieje w organizacji. Osoba traktowana z góry nie podzieli się niczym; traktowana z szacunkiem — bywa najlepszym przewodnikiem:
Gatekeeper: Pana Wiśniewskiego nie ma, jest na targach do czwartku.
Handlowiec: Rozumiem, dziękuję. A podpowie mi Pani — kiedy najlepiej go łapać telefonicznie? Rano, po południu?
Gatekeeper: Najlepiej w piątki przed dziewiątą, później ma odprawy.
Handlowiec: Bardzo dziękuję, zadzwonię w piątek o 8:30. A jeszcze jedno — tematami systemów dla handlowców zajmuje się u Państwa pan Adam osobiście, czy ktoś z zespołu?
Dwa pytania, trzydzieści sekund, a masz: najlepsze okno czasowe i weryfikację decydenta. Zapisz w CRM nazwisko osoby z sekretariatu i wracaj do niej po imieniu — „dzień dobry, pani Moniko, rozmawialiśmy w zeszłym tygodniu" zmienia status z obcego na znajomego.
Gdy filtr mówi „proszę wysłać maila na biuro@"
Standardowa zbywka. Nie walcz — doprecyzuj: „Jasne, wyślę. Żeby nie zginął w skrzynce ogólnej — na czyje ręce mam zaadresować i jak zatytułować, żeby trafił do pana Adama?" Często dostaniesz bezpośredni adres albo przynajmniej nazwisko. Wyślij krótki, konkretny mail i zapowiedz w nim telefon — a dzwoniąc ponownie, masz nowe otwarcie: „wysłałem w poniedziałek maila zaadresowanego do pana Adama, dzwonię dopytać".
Możesz też ominąć bramę — uczciwie
Sekretariat broni telefonu stacjonarnego, ale współczesny prospecting ma więcej drzwi: LinkedIn, polecenie wspólnego kontaktu, wydarzenia branżowe, inna osoba w firmie (czasem łatwiej zacząć od kierownika działu, który sam zaprowadzi Cię do dyrektora — wewnętrzne polecenie przechodzi każdy filtr). To nie są triki, tylko kanały — i najlepsi łączą je świadomie, zamiast dobijać się do jednych drzwi.
Zasada nadrzędna na koniec: gatekeeper zapamiętuje. Handlowiec, który kłamał albo był nieuprzejmy, ma zamknięte drzwi na lata — recepcja ma świetną pamięć do nazwisk firm. Handlowiec kulturalny i konkretny bywa z czasem łączony poza kolejnością. W rozmowie z sekretariatem nie wygrywa spryt. Wygrywa klasa — i cierpliwość.